Huishoudelijk Reglement
Artikel 1
Het lidmaatschap kan worden aangevraagd door schriftelijke kennisgeving aan de secretaris. De aanvraag van een minderjarige behoort mede door één van de ouders/voogden te zijn ondertekend.
Artikel 2
1. Om als lid te worden aangenomen, behoort tenminste aan de volgende voorwaarden te zijn voldaan:
a. men dient woonachtig/werkzaam te zijn in een plaats binnen een straal van ongeveer zestig kilometer van Dordrecht.
b. Voor oud-inwoners van Dordrecht of leden die verhuizen naar een woonplaats verder dan zestig kilometer van Dordrecht verwijderd kan door het bestuur ontheffing worden verleend van artikel 2 lid 1a.
c. Nieuwe leden worden in de volgende volgorde aangenomen:
- echtgenoten/levenspartners van gewone leden;
- inwonende kinderen;
- uitwonende studerende kinderen;
- personen met een NGF kaart die door verhuizing/wijziging van baan of werkplek zijn gaan voldoen aan het in artikel 2 lid 1a gestelde;
- overigen.
d. Het bestuur is bevoegd geen nieuwe leden aan te nemen, indien hierdoor een eventueel door haar vastgesteld maximum aantal leden wordt overschreden.
2. Krachtens artikel 8 van de statuten worden de leden onderverdeeld in gewone en buitengewone leden.
3. Voor het in artikel 8 lid 3 sub c van de statuten genoemde jongerenlidmaatschap gelden de volgende voorwaarden:
a. het jongerenlidmaatschap is van toepassing op jongeren tussen 21 en 27 jaar.
b. de vereniging koopt een deelnamebewijs op naam van het jongerenlid; het deelnamebewijs blijft eigendom van en onder bewaring van de vereniging tot het moment dat het jongerenlid de status gewoon lid krijgt.
c. het jongerenlid lost het aanschafbedrag in termijnen af, zodanig dat gedurende vier jaar elk kwartaal 1/16 gedeelte van het aanschafbedrag wordt afgelost; het aanschafbedrag moet uiterlijk op de datum waarop het jongerenlid 27 jaar wordt volledig zijn of worden afbetaald.
d. nadat het deelnamebewijs volledig is afbetaald wordt het aan het jongerenlid ter hand gesteld en wordt het jongerenlid vanaf dat moment gewoon lid van de vereniging.
e. in het geval dat het jongerenlid het lidmaatschap opzegt voordat het deelnamebewijs volledig is afbetaald, krijgt het jongerenlid de tot dan toe betaalde termijnen terug onder aftrek van een bedrag ter leniging van renteverlies; deze aftrek bedraagt maximaal twee termijnen ter grootte van 1/16 gedeelte van het aanschafbedrag van het deelnamebewijs.
f. het jongerenlid tekent bij het aangaan van de overeenkomst een contract met de vereniging waarin vorenstaande punten zijn opgenomen.
4. Voor het in artikel 8 lid 3 sub d van de statuten vermelde gastlidmaatschap gelden de volgende voorwaarden:
a. degene die tijdelijk werkzaam is in Nederland en die gastlid wenst te worden, dient te beschikken over een buitenlandse nationaliteit en een buitenlands paspoort.
b. het gastlidmaatschap kan maximaal voor één jaar worden verstrekt met de mogelijkheid tot verlenging na goedkeuring van het bestuur en de exploitatiemaatschappij Crayestein.
c. het gastlid dient aan de exploitatiemaatschappij Crayestein de jaarkaart (tegen ledentarief) te voldoen en aan de vereniging de jaarcontributie en het entreegeld te voldoen.
d. het gastlid kan deelnemen aan de wedstrijden van de vereniging.
Artikel 3
1. De in artikel 8 lid 2 van de statuten genoemde leden kunnen aan door de vereniging georganiseerde wedstrijden deelnemen, een handicap behalen en het NGF kaartje verkrijgen. Ook leden van andere golfclubs kunnen deelnemen aan door de vereniging georganiseerde wedstrijden, mits met toestemming van de wedstrijdcommissie en vervolgens de exploitatiemaatschappij.
2. Het NGF kaartje wordt alleen uitgereikt aan leden, die in het bezit zijn van een handicap of een golfvaardigheidsbewijs. Aan een ieder die nog niet in het bezit is van één van voornoemde kaartjes en die voldaan heeft aan alle toelatingsvereisten wordt een bewijs van lidmaatschap van de vereniging uitgereikt.
3. Het bestuur is gerechtigd het NGF kaartje aan een lid te onthouden of in te nemen, indien zij van mening is, dat het betreffende lid als speler niet naar behoren op golfbanen kan functioneren of niet aan zijn of haar financiële verplichtingen heeft voldaan.
4. De in artikel 8 lid 3 sub a. van de statuten genoemde buitengewone leden kunnen niet deelnemen aan door de vereniging georganiseerde wedstrijden.
Artikel 4
1. De contributie dient te zijn voldaan vóór 28 februari van enig jaar.
2. In het geval dat de contributie niet vóór 28 februari van het jaar is voldaan, is het lid een opslag verschuldigd van € 5,- (vijf Euro).
3. Elk lid, dat niet binnen het eerste kwartaal van het jaar zijn/haar contributie heeft voldaan, is geschorst als lid van de vereniging. Volgt geen betaling binnen één maand na schorsing, dan zal dit lid door het bestuur uit het lidmaatschap worden ontzet.
Artikel 5
Alle leden zijn verplicht bij verandering van woonplaats en/of adres hiervan onverwijld schriftelijk kennis te geven aan de secretaris.
Artikel 6
1. De leden ontvangen bij hun toetreden als lid een exemplaar van de statuten, het huishoudelijk reglement en het bewijs van lidmaatschap van de vereniging.
2. Ieder lid wordt geacht de statuten en het huishoudelijk reglement te kennen.
De Algemene Ledenvergaderingen
Artikel 7
1. Jaarlijks vinden minimaal twee algemene ledenvergaderingen plaats, de in artikel 18 lid 2 van de statuten genoemde jaarvergadering en een najaarsvergadering.
2. Overige algemene ledenvergaderingen kunnen bijeengeroepen worden krachtens artikel 18 lid 3 en 4 van de statuten.
3. Bovengenoemde vergaderingen worden door het bestuur bijeengeroepen. De agenda’s van de vergaderingen vergezeld van de bijbehorende stukken moeten tenminste eenentwintig (21) dagen voor de dag van de vergadering aan de leden en ereleden worden toegezonden.
Dagtekening of poststempel waarop de oproeping is geschied, wordt geacht de dag van verzending te zijn.
Artikel 8
Blijft het bestuur in gebreke tot het bijeenroepen van een vergadering, dan hebben de gewone leden het recht zelf een vergadering bijeen te roepen, zoals is omschreven in Artikel 18 lid 4 van de statuten, Door hen wordt de voorzitter en de secretaris van een aldus bijeengeroepen vergadering aangewezen, met inachtneming van de Statuten. De in een op de voorgeschreven wijze bijeengeroepen vergadering genomen besluiten, hebben dezelfde rechtskracht als die, genomen in een op de gewone wijze bijeengeroepen ledenvergadering.
Artikel 9
De agenda van de jaarvergadering dient tenminste te bevatten:
1. Jaarverslag
2. Rekening en verantwoording
3. Rapport van kascommissie
4. Verkiezing bestuursleden
5. Verkiezing van een kascommissie
6. Benoeming van de overige commissies
7. Rondvraag
Artikel 10
Voorstellen en kandidaatstellingen voor de jaarvergadering en de overige algemene ledenvergaderingen moeten tenminste veertien (14) dagen voor deze vergadering ter kennis van het bestuur worden gebracht, bij een door ten minste tien (10) leden ondertekend schrijven.
Artikel 11
Per agendapunt verleent de voorzitter de leden het woord in volgorde waarin zij dit hebben gevraagd. De secretaris houdt hiervan aantekening. De voorzitter heeft het recht een lid, dat zich naar zijn mening niet behoorlijk gedraagt, het woord te ontnemen, of het verblijf ter vergadering te ontzeggen, behoudens beroep van de betrokkene op de vergadering.
Artikel 12
Op de algemene ledenvergaderingen wordt door de secretaris een presentielijst neergelegd waarop alle aanwezige stemgerechtigde leden hun naam aantekenen in geval tot stemming overgegaan moet worden. Bij artikel 10 en 11 van de statuten is geregeld wie stemgerechtigd is.
Artikel 13
Ieder stemgerechtigd lid kan twee volmachtstemmen uitbrengen. De volmachten daartoe dienen voor de aanvang van de vergadering bij de secretaris te worden gedeponeerd.
Artikel 14
Alle besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, met uitzondering van het bepaalde in Artikel 9 lid 2, 23 en 24 van de statuten. Er kunnen alleen besluiten worden genomen over punten die in de agenda zijn opgenomen.
Artikel 15
Over personen wordt op de vergadering schriftelijk gestemd. Over zaken wordt mondeling gestemd, tenzij schriftelijke stemming wordt verlangd. Wanneer het beleid van het bestuur of van één van de commissies in stemming wordt gebracht, is de stemming schriftelijk. De betrokken bestuurs- en/of commissieleden zijn daarbij van stemrecht uitgesloten. De beslissing of in onderhavige gevallen het beleid van het bestuur ter discussie staat is aan de vergadering; de leden van het bestuur behouden hierbij hun stemrecht. Blanco stembriefjes en die, welke van onwaarde zijn, worden niet onder het aantal van geldige stemmen meegerekend.
Artikel 16
Staken de stemmen over zaken, dan wordt het voorstel als verworpen beschouwd; staken de stemmen over benoeming van personen, dan wordt een herstemming gehouden tussen die personen ten aanzien waarvan de stemmen staakten. Indien de stemmen dan wederom staken, beslist het lot.
Artikel 17
Voor de aanvang van de schriftelijke stemmingen worden door de voorzitter drie neutrale personen aangewezen, die de stemmen tellen en van de uitkomst van de stemopneming verslag zullen uitbrengen. De voorzitter deelt daarna de uitslag van de stemming aan de vergadering mee.
Het Bestuur
Artikel 18
Het bestuur bestaat uit tenminste drie (3) en ten hoogste negen (9) leden, te weten: voorzitter, vice-voorzitter, secretaris, penningmeester en gewone leden. De functie van vice-voorzitter is verenigbaar met alle bestuursfuncties, behalve met die van penningmeester.
Artikel 19
1. In de jaarvergadering treden jaarlijks twee of drie bestuursleden bij toerbeurt af volgens een door het bestuur op te maken rooster.
2. De voorzitter en de secretaris treden niet gelijk af.
3. Aftredende bestuursleden zijn met een maximum van drie keer terstond herkiesbaar.
4. Een bestuurslid dat in een tussentijdse vacature wordt benoemd neemt in het rooster van aftreden de plaats in van zijn/haar voorganger.
Artikel 20
Kandidaten kunnen worden gesteld door het bestuur of door tenminste tien (10) leden overeenkomstig het bepaalde in Artikel 15.
Artikel 21
De voorzitter wordt in functie rechtstreeks door de Algemene Ledenvergadering bij meerderheid van stemmen gekozen. De overige functies worden door de bestuursleden onderling verdeeld.
Artikel 22
Elk bestuurslid dat voor zijn functie bedankt, is verplicht deze te blijven waarnemen tot daarin is voorzien. Het bestuur heeft het recht ontstane vacatures, in afwachting van de goedkeuring hierop in de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering, zelf aan te vullen. Indien evenwel in éénzelfde verenigingsjaar twee of meer bestuursleden voor hun functie bedanken, dient een Algemene Ledenvergadering binnen één maand na het bedanken van het in tijdvolgorde laatst afgetreden bestuurslid te worden bijeengeroepen, teneinde haar goedkeuring te hechten aan de wijze, waarop in de ontstane vacatures is voorzien.
Artikel 23
De voorzitter heeft de leiding van alle algemene ledenvergaderingen, behoudens de algemene ledenvergaderingen genoemd in artikel 8 van dit reglement. Hij heeft het recht te allen tijde inzage te nemen van hetgeen berust bij de overige bestuursleden. Belangrijke stukken worden door hem mede ondertekend. Hij brengt op de jaarvergadering schriftelijk verslag uit van het afgelopen verenigingsjaar, waarbij de gegevens van de verslagen van de commissies moeten worden opgenomen. Hij heeft onder zijn berusting de door de vereniging behaalde eretekenen. Bij ontstentenis wordt hij vervangen door de vice-voorzitter.
Artikel 24
De secretaris voert de correspondentie uit naam en in overleg met het bestuur en tekent alle stukken, die van de vereniging uitgaan. Hij is verplicht van alle stukken een kopie te houden. Hij maakt de notulen van alle vergaderingen en zorgt dat deze na goedkeuring op de eerstvolgende vergadering door de voorzitter en hemzelf worden ondertekend.
De secretaris houdt een ledenlijst bij, waarin nauwkeurig wordt aangegeven de datum van toetreding en bedanken van elk lid. Aan de penningmeester verschaft hij een duplicaatledenlijst en houdt hem van alle veranderingen per kwartaal op de hoogte.
Artikel 25
De penningmeester zorgt voor het innen en het beheer van de gelden van de vereniging. Hij is verplicht voor alle uitgaven kwijting te ontvangen. Verder stelt hij zich verantwoordelijk voor de onder hem berustende gelden en houdt toezicht op andere activa die aan de vereniging toebehoren of die zij in bruikleen heeft ontvangen en legt in de jaarvergadering schriftelijk rekening en verantwoording af. Indien de afgelegde rekening en verantwoording in deze vergadering in orde wordt bevonden wordt deze door het bestuur en de kascommissie ondertekend. Goedkeuring strekt het bestuur tot décharge. In de najaarsvergadering dient hij een begroting in voor het nieuwe jaar en worden de contributies en entreegelden vastgelegd.
Artikel 26
Bestuursvergaderingen worden bijeengeroepen:
a. Door de voorzitter;
b. Op voorstel van twee (2) bestuursleden.
De agenda van deze vergadering dient uiterlijk acht (8) dagen voor de dag van de vergadering aan de bestuursleden ter kennis te worden gebracht.
Een bestuursvergadering is slechts geldig indien meer dan de helft van de bestuursleden aanwezig is. De bestuursvergadering kan geen besluit nemen indien niet de meerderheid van de aldus aanwezige bestuursleden zich met het voorstel akkoord verklaart. Bij staking van stemming, beslist de voorzitter.
Geldmiddelen
Artikel 27
De contributie en entreegelden van de gewone leden worden op de najaarsvergadering vastgesteld.
Een gewoon lid, dat na 1 juli respectievelijk 1 oktober van enig jaar lid wordt van de vereniging, betaalt twee/derde respectievelijk een/derde van de door dat jaar vastgestelde contributie.
Artikel 28
De contributie en het entreegeld van de buitengewone leden wordt op de najaarsvergadering vastgesteld.
Artikel 29
Leden die als lid tot de vereniging toetreden na reeds eerder lid te zijn geweest behoeven slechts het verschil tussen het entreegeld bij het eerste lidmaatschap en het dan geldende entreegeld te betalen.
Commissies
Artikel 30
De vereniging kent de volgende commissies
a. Kascommissie;
b. Handicap & Regelcommissie
c. ABCD-commissie
d. Damescommissie
e. Herencommissie
f. Damessenioren commissie
g. Herensenioren commissie
h. Evenementencommissie
i. Jeugdcommissie
j. Overlegcommissie
k. Technische commissie
l. Redactiecommissie
m. Commissie begeleiding nieuwe leden
n. Beroepscommissie
o. Tuchtcommissie
p. Handicartcommissie
Artikel 31
De kascommissie bestaat uit drie (3) leden. Deze commissie is verplicht rekening en verantwoording van het bestuur tenminste éénmaal per jaar te controleren. Van deze controle brengt zij schriftelijk verslag uit aan de jaarvergadering. Dit verslag wordt na voorlezing bij het bestuur gedeponeerd.
De leden van de kascommissie worden jaarlijks gekozen op de jaarvergadering.
Iemand kan slechts drie achtereenvolgende jaren deel uitmaken van de kascommissie.
Artikel 32
De bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de overige commissies zijn opgenomen in procedures. Alle procedures zijn vastgelegd in een proceduremap. De proceduremap ligt voor een ieder ter inzage in de commissiekast.
Officieel orgaan
Artikel 33
Telkenmale kan op de jaarvergadering worden beslist over het verschijnen van een officieel orgaan in het komende verenigingsjaar. Belast met de verzorging van het orgaan wordt de redactiecommissie.
Wijziging Huishoudelijk Reglement
Artikel 34
Wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement en de procedures zoals bedoeld in artikel 32 kunnen worden aangebracht in een Algemene Vergadering met voorafgaande kennisgeving aan de leden van de te behandelen wijzigingen. Zij behoeven voor hun aanneming een meerderheid der uitgebrachte geldige stemmen en zijn van kracht vanaf de dag, volgende op die, waarop de Algemene Ledenvergadering haar goedkeuring aan de wijzigingen heeft gehecht.
Slotbepaling
Artikel 35
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Het is verplicht een dusdanige beslissing ter goedkeuring voor te leggen aan de eerstvolgende Algemene Vergadering.
Aldus vastgesteld op de Algemene Vergadering gehouden te Dordrecht op 2 juni 2008.
